Obligaciones legales 2022

21 de Febrero de 2022

Legal Obligations 2022

Por medio del presente documento, ponemos a su disposición una relación de las obligaciones legales que para este año 2022, su empresa debe cumplir o atender, a efecto de evitar cualquier tipo de contingencia. 

En consecuencia, le presentamos lo siguiente:

Obligaciones Corporativas.

  • Celebrar la Asamblea ordinaria anual de accionistas o socios para la aprobación de la información financiera del ejercicio inmediato anterior.
  • Mantenimiento al día del libro de registro de accionistas/socios y libro de 
    variación de capital por los movimientos realizados durante el año.
  • En caso de cambios en la tenencia accionaria, realizar las publicaciones en el Sistema establecido por la Secretaría de Economía.

Obligaciones en Inversión Extranjera.

  • AVISO DE ACTUALIZACIÓN TRIMESTRAL 
    Estos avisos se presentan al concluir cada trimestre del año en caso de encontrarse en alguno de los siguientes supuestos:

  • Informe sobre Ingresos y Egresos

    Su empresa está obligada a informar sobre sus ingresos y egresos, cuando la empresa encuadre en alguno de los siguientes supuestos y que dichos conceptos sean mayores a $20’000,000.00 M.N. (Veinte millones de pesos 00/100 Moneda Nacional):
  1. Nuevas aportaciones para futuros aumentos y reservas o retiro de alguna 
    de éstas, que no afecten el capital social;
  2. Retención de utilidades del último ejercicio fiscal y disposición de 
    utilidades retenidas acumuladas (decreto de dividendos), o
  3. Cuentas por pagar o por cobrar a: subsidiarias residentes en el exterior; a la matriz en el exterior; a inversionistas extranjeros residentes en el exterior que participen como socios o accionistas, y a inversionistas extranjeros residentes en el exterior que sean parte del grupo corporativo al que pertenece el sujeto obligado a presentar el reporte. Incluye valores negociables como los bonos, las obligaciones, el papel comercial, los pagarés y otros valores negociables representativos de empréstitos, así como préstamos (y/o pago de intereses de los mismos), depósitos, crédito comercial y otras cuentas por pagar o por cobrar (pago de materia prima, facturas, prestación de servicios, etc.), con plazo de vencimiento superior a un mes. 
  • Informe de movimientos corporativos

    Asimismo les comento que dentro del informe trimestral también se deben reportar diversos cambios corporativos (cambio de denominación, cambio de actividad económica, cambio en el capital social y/o estructura accionaria), en caso de encontrarse en los supuestos, nosotros los contemplaremos. No obstante, también es importante que en caso de llevarse a cabo algún cambio de domicilio fiscal nos los hagan saber, a fin de reportarlo dentro del aviso trimestral.

  •  INFORME ECONÓMICO ANUAL

    Renovación de constancia de inscripción mediante la presentación de un informe económico, contable y financiero de la empresa, correspondiente al ejercicio inmediato anterior. Dicho informe debe presentarse durante los primeros 5 (cinco) meses siguientes al día de cierre de cada ejercicio fiscal, de acuerdo al siguiente calendario que depende de la letra con la cual inicia el nombre, denominación o razón social de su empresa:
    • De la “A” a la “J”, durante Abril
    • De la “K” a la “Z”, durante Mayo
Obligaciones en Contratos.
  • Renovación de contratos de arrendamiento, prestación de servicios, distribución, etc., según sea el caso, para la adecuada operación de la empresa.
  • Contar y dar a conocer el aviso de privacidad para el tratamiento de datos personales. 

Obligaciones en Materia Migratoria.

  • Renovación de documentos migratorios con vencimientos en el año 2022
  • Actualización del registro de la empresa ante el Instituto Nacional de Migración.

Obligaciones en Marcas y Propiedad Intelectual.

  • La obligación en Materia de Marcas consiste en presentar Declaraciones de Uso para:
    1.  Los registros de marca al momento que deseen ser renovados.
    2.  Los registros que cumplan 3 años contados a partir de la fecha de concesión.
  •  Actualizar los registros que hayan cambiado de titular (propietario) o que no sean utilizados por su titular.
  • Inscribir las licencias de uso de los registros que sean utilizados por un tercero.
  • Actualizar los registros en los que hubieran cambios al domicilio de su titular.
  • Actualizar los registros que hubieran variado los elementos gráficos con los que se registraron.
  • Actualizar los productos o los servicios que no se encuentren en los títulos de registro.
  • Integrar los expedientes de comprobación de uso de marca en forma anual.
  • Verificar y actualizar convenios y cartas de confidencialidad y actas de develación de secretos industriales.
  • Actualizar registros de programas y sistemas de cómputo a las versiones, módulos y funcionalidades actuales.

Obligaciones Fiscales.

  •  Presentación de reporte de accionistas residentes en el extranjero ante el SAT antes del 31 de Marzo.
  •  Presentación de declaración anual de impuestos, durante los meses de marzo y abril, para personas morales y físicas respectivamente.
  • Pago de impuesto predial respecto de cada propiedad con la que se cuente.
  • Presentación de la contabilidad electrónica en el sitio web del Servicio de Administración Tributaria (SAT) mensualmente.
  • Atender las obligaciones relacionadas con la revelación de los esquemas reportables, tanto por parte de los asesores fiscales como por parte de los propios contribuyentes.
  • Tratándose de aumentos o disminución de capital, asentarlos en actas de asamblea protocolizadas, conservando los documentos que acrediten los elementos económicos de esas operaciones, tales como: Estados de cuenta bancarios; avalúos, constancias de revaluación de activos o reembolsos.
  • En materia de escisión o fusión de sociedades, además de constar en actas de asamblea protocolizadas, conservar y documentar estados de situación financiera, estados de variación de capital, y papeles de trabajo en los que conste la Cuenta de Capital de Aportación (CUCA) y la Cuenta de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN).

Nueva obligación relevante.

  • Las sociedades deberán contar con información y/o documentación que identifique al beneficiario controlador de la sociedad mexicana, sean los accionistas (personas físicas), accionistas controladores y/o los administradores de la sociedad (administradores únicos o miembros del directorio). También estos documentos/información serán necesarios para notarizar algunos documentos legales. La falta de esta información y/o documentación podrá originar multas.

Obligaciones Laborales.

  • Presentación del listado de constancias de habilidades ante la Secretaría de Trabajo y Previsión Social, y en su caso renovación de Programas de Capacitación y Adiestramiento.
  • Generación de documentos correspondientes al pago de la participación de utilidades en los plazos establecidos, considerando las nuevas disposiciones conforme a las reformas laborales.
  • Revisión de los contratos colectivos de trabajo conforme a su vigencia, considerando las nuevas disposiciones conforme a las reformas laborales.
  • Llevar a cabo el proceso de Legitimación de los Contratos Colectivos de Trabajo para evitar que pierdan su vigencia.
  • Recorridos de revisión realizados por la Comisión Mixta de Seguridad e Higiene.
  • Actualización del cuadro de antigüedades a través de la Comisión Mixta.
  • Fijar y publicar en el Centro de Trabajo las disposiciones, Reglamentos y Normas oficiales en materia de Seguridad e Higiene.
  • Aplicar los cuestionarios de identificación de Acontecimientos Traumáticos Severos, Factores de Riesgo Psicosocial y Entorno Organizacional Favorable, conforme al número de trabajadores en el centro de trabajo, referente a la NOM-035-STPS- 2018, así como vigilancia y seguimiento de la aplicación de la Norma.
  • Fijar y publicar en el Centro de Trabajo, si es el caso, el texto íntegro del Contrato Colectivo de Trabajo celebrado entre la Empresa y el Sindicato titular del mismo.
  • Fijar y publicar en el Centro de Trabajo el Reglamento Interior de Trabajo aplicable en la Empresa.
  • Dar aviso oportuno de los de los accidentes de trabajo dentro las 72 horas siguientes, a la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
  • Pago de prestaciones que se generen, especialmente del aguinaldo a más tardar el 19 de Diciembre.
  • Informe Cuatrimestral de los Contratos de Servicios Especializados u Obras Especializadas ante el IMSS e INFONAVIT a más tardar los días 17 de Enero, 17 Mayo y 17 Septiembre.

Aunado a lo anterior, los patrones deben tener presente de forma permanente o 
durante la vigencia de las relaciones laborales que tienen las siguientes obligaciones:

  • Pago de vacaciones y prima vacacional.
  • Sesiones de comisiones mixtas.
  •  Entrega de Formatos DC-3 por la Comisión de Capacitación, Adiestramiento y Productividad.
  • Actualización de los Formatos DC-1, DC-2 y DC-4 de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.
  • Contratos laborales vigentes y actualizados conforme a las recientes reformas laborales.
  • Seguimiento a la aplicación del protocolo para prevenir la discriminación por razones de género y atención de casos de violencia y acoso u hostigamiento sexual, así como erradicar el trabajo forzoso e infantil.
  • Incluir en el texto de los Contratos Colectivos de Trabajo la modalidad del Teletrabajo o en caso de no tener éste, incluirla en el Reglamento Interior de Trabajo, los cuales deberán estar debidamente registrados ante la Autoridad.

Obligaciones en Comercio Exterior.

  • Reporte anual de operaciones de Comercio Exterior, fecha límite último día del mes de mayo 2021. (Sólo aplica para empresas con programas de fomento al comercio exterior como IMMEX).
  • Reporte anual de operaciones PROSEC, fecha límite último día del mes de abril 2021.
  • Reportes INEGI, dentro de los primeros 20 días de cada mes. (Sólo aplica para empresas con programas IMMEX).
  • Ajuste anual, fecha límite último día del mes de mayo 2021 (Sólo aplica para empresas con programas de fomento al comercio exterior como IMMEX para la industria de autopartes).
  • Renovación de la Certificación en Materia de IVA e IEPS, 60 días antes de que venza el plazo de vigencia.
  • Reporte de exportaciones de operaciones de submanufactura o submaquila
  • Reporte de operaciones a tasa 0% del Impuesto al Valor Agregado.
  • Reporte de descargos del Control de Cuentas de Créditos y Garantías del Impuesto al Valor Agregado e Impuesto Especial para Producción y Servicios (Anexo 31).
    En el caso de las empresas con autorización IMMEX o Certificación en Materia de IVA e IEPS, están obligadas a notificar las modificaciones que tengan a las solicitudes presentadas.

Obligaciones Derecho Administrativo.

  • Renovación de permisos de operación municipal.
  • Presentación de Cédula de Operación Anual, en su caso.
  • Renovación ante el Sistema de Información Empresarial Mexicano.
  • Refrendo de plan de contingencias, incendios y protección civil.

En espera de que la presente información sea de su utilidad, estamos a sus órdenes para cualquier aclaración, asesoría o comentario.

By means of this document, we provide you with a description of your 
company’s legal obligations for the year 2022, in order to avoid any kind of 
contingencies:

Corporate Obligations.

  • Annual shareholders meeting and/or partners meeting approving the financial information of the company, corresponding to the previous fiscal year.
  • Up-to-date of the shareholders/ partners registry book and capital variation book for the movements made during the year.
  • In the event of changes in share ownership, make the publications in the 
    System established by the Ministry of Economy.

Obligaciones en Inversión Extranjera

  • NOTICE OF QUARTERLY UPDATE 
    These notices are presented at the end of each quarter of the year in case of any of the following cases:

  • Report on Income and Expenses

    Your company is obliged to report its income and expenses, when the company fits into any of the following assumptions and that said concepts are greater than $20’000,000.00 pesos. (Twenty million pesos 00/100 Mexican Legal Currency):
  1. New contributions for future increases and reserves or withdrawal of any of them, which do not affect the capital stock;
  2.  Withholding of earnings from the last fiscal year and disposition of accumulated
    retained earnings (dividend decree), or
  3. Accounts payable or receivable from: subsidiaries residing abroad; to the parent company abroad; to foreign investors residing abroad who participate as partners or shareholders, and to foreign investors residing abroad who are part of the corporate group to which the subject obliged to present the report belongs. Includes negotiable securities such as bonds, debentures, commercial paper, promissory notes and other negotiable securities representing loans, as well as loans (and / or payment of interest on them), deposits, commercial credit and other accounts payable or payable. receivable (payment of raw materials, invoices, provision of services, etc.), with an expiration of more than one month.

Report of corporate movements.

Likewise, we inform you that within the quarterly report various corporate changes must also be reported (change of name, change of economic activity, change in share capital and / or shareholding structure), if found in the assumptions, we will consider them. However, it is also important that in the event of any change of tax address you let us know, in order to report it within the quarterly notice.

  • ANNUAL ECONOMIC REPORT

    Inscription renewal through the presentation of an economic, accounting and financial report (Annual Economic Report) on the operations corresponding to the previous fiscal year. This report should be presented within the 5 (five) months following each fiscal year end, according to the following calendar and depending on the initial letter of the company’s name:
    • Companies starting with letter A – J, in April
    • Companies starting with letter K – Z, in May
Contractual Obligations.
  • Renewal of rental, service provision and distribution contacts, etc., for the appropriate operation of the company.
  • Having and diffuse the privacy notice for the protection of personal data.

Migration Obligations.

  • Renewal of migratory documents, which expire in 2022.
  • Update of the company’s registry at the National Institute of Migration

Trademark and Intellectual Property Obligations.

  • Presentation of the declaration of trademark use.
  • Update trademark’s records that have changed ownership (owner) or that are not used by their owner.
  • Register the licenses for the use of trademark’s records that are used by a third party.
  • Update the trademark’s records in which there were changes to the address of the owner.
  • Update the trademark’s records that have changed the graphic elements with which they were fulfilled.
  • Update products or services not found in the trademark’s registration titles.
  •  Integrate the files verifying the use of the trademark on an annual basis.
  • Verify and update agreements and letters of confidentiality and acts of disclosure of industrial secrets.
  • Update program records and computer systems to the current versions, modules and functionalities.

Tax Obligations.

  • Report presentation of shareholders residing abroad before SAT before March 31st.
  • Presentation of the annual tax return, during the months of March and April, for corporations and individuals respectively.
  • Payment of property tax on each property that is available.
  • Filling of electronic accounting on the website of the Tax Administration Service (SAT) on a monthly basis.
  • Meet the obligations related to the disclosure of reportable schemes, both by tax advisors and by the taxpayers themselves.
  • In the case of capital increases or decreases, record them in notarized meeting minutes, keeping the documents that prove the economic elements of these operations, such as: Bank account statements; appraisals, asset revaluation certificates or reimbursements.
  • In matters of spin-off or merger of companies, in addition to being recorded in notarized meeting minutes, keeping and documenting financial position statements, capital variation statements, and working papers in which the Contribution Capital Account (CUCA) is recorded. and the Net Tax Income Account (CUFIN).

New relevant obligation.

  • The companies must have information and documents that identifies the controlling beneficiary of the Mexican company, being the shareholders (physical persons), controlling shareholders and/or the administrators of the company (Sole administrators or members of the board). Also, this documents/information may be necessary to notarize some legal documents.The lack of this information and/or documentation may result in fines.

Labor Obligations.

  • Presentation of the list of certificate of skills to the Secretary of Labor and Social Welfare, and renewal or registry of Training Programs.
  • Elaboration of the corresponding documents in regards of the Profit Sharing of the company in the terms established in the Federal Labor Law in accordance with the new labor reforms.
  • Review of the collective bargaining agreements according to its term, in accordance with the new labor reforms.
  • Carry out of the Legitimation Process of the collective bargaining agreements, in order to avoid its application.
  • Supervision carried out by the Health and Safety Joint Commission.
  • Update of the seniority commissions through the Joint Commission.
  • Establish and publish at the workplace, all provisions, regulations and Official Standards relating to health and safety.
  • Apply in the company the questionnaires to identify Severe Traumatic Events, Psychosocial Risk Factors and Favorable Organizational Environment, according to the number of workers in the workplace, in reference with the NOM-035-STPS-2018, as well as monitoring of its application and compliance.
  • Place and publish at the workplace, if applicable, the complete text of the Collective Bargaining Agreement held by and between the company and the union. 
  • Place and publish at the workplace the Internal Work Regulation applicable for the company.
  • Notify workplace accidents within the following 72 hours before the Secretary of Labor and Social Welfare or the Arbitration and Conciliation Board.
  • Payment of generated benefits, especially the Christmas bonus before December 19th, 2022.
  • Informe each four months about the Specialized Services Contracts and Specialized Woks before IMSS and INFONAVIT, before January 17th, May 17th and September 17th.
In addition to the aforementioned, the employers must be aware, continuously or during the term of labor relationships, of the following obligations:
  • Vacation payments and vacation bonus.
  • Joint commissions meetings.
  • Delivery of DC-3 records by the Training and Productivity Commission.
  • Updating of official Formats DC-1, DC-2 and DC-3 of the Secretary of Labor and Social Welfare.
  •  Current labor contracts in accordance with the recent labor reforms.
  • Monitoring of the application of the protocol to prevent discrimination based on gender and attention to cases of violence and harassment or sexual harassment, as well as to eradicate forced and child work.
  • Include the Telework modality in the text of the Collective Bargaining Agreements or, if it does not have it, include it in the Internal Work Regulations, which must be duly registered before the Authority.

Obligations in Foreign Trade.

  • Annual report of Foreign Trade operations, deadline last day of May 2021. (Only applies to companies with foreign trade promotion programs such as IMMEX).
  • Annual report of PROSEC operations, deadline last day of April 2021.
  • INEGI reports, within the first 20 days of each month. (Only applies to companies with IMMEX programs).
  • Annual adjustment, deadline last day of May 2021 (Only applies to companies with foreign trade promotion programs such as IMMEX for the auto parts industry).
  • Renewal of the VAT and IEPS Certification, 60 days before the expiration of the validity period.
  • Report of exports of sub-manufacturing or sub-manufacturing operations
  • Report of operations at a rate of 0% of the Value Added Tax.
  • Report of discharges from the Control of Credit Accounts and Guarantees of the Value Added Tax and Special Tax for Production and Services (Annex 31).
    In the case of companies with IMMEX authorization or VAT and IEPS Certification, they are obliged to notify the modifications they have to the submitted applications.

Administrative Law Obligations.

  • Renewal of local operation permits.
  • Presentation of Identity Cards of Annual Operation, in its case.
  • Renewal before the Mexican Business Information System (Sistema de Información Empresarial Mexicano).
  • Subscribe contingency plans, fires and civil protection.

Hoping this information will be useful, we remain at your service in case you require any clarification or legal assistance.

Rivadeneyra, Treviño y de Campo
Regulatorio

Vidaur Mora Espinosa

vmora@rtydc.com

Ivann Ferrer Toledo

iferrer@rtydc.com

Jesús Echegaray Cabrera

jchegaray@rtydc.com

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